Từ số liệu thực tế 6 tháng đầu năm 2026, VCCI hệ thống hóa 9 nhóm lỗi hay gặp nhất khi doanh nghiệp làm hồ sơ đề nghị cấp Giấy chứng nhận (GCN) và xác nhận Chứng từ thương mại (CTTM), kèm hướng dẫn khắc phục cụ thể để hồ sơ được duyệt ngay từ lần nộp đầu tiên.
Trong 6 tháng đầu năm 2026, VCCI đã tiếp nhận và xử lý gần 12.000 hồ sơ về cấp GCN và xác nhận CTTM. Bên cạnh phần lớn hồ sơ được cấp/xác nhận thuận lợi, vẫn còn một tỷ lệ đáng kể hồ sơ bị trả về hoặc phải bổ sung nhiều lần, gây lãng phí thời gian, chi phí cho doanh nghiệp và làm chậm nhịp giao hàng.
Phân loại từ toàn bộ ý kiến xử lý thực tế, xếp theo thứ tự giảm dần về mức độ phổ biến. Mỗi nhóm nêu rõ mô tả lỗi và hướng dẫn cụ thể để chuẩn bị hồ sơ đúng ngay từ đầu.
Thường thiếu một hoặc nhiều tài liệu: Bill of Lading, Tờ khai xuất, Tờ khai nhập nguyên liệu (TKN), C/O nhập khẩu bản gốc (khi tuyên bố nguyên liệu có xuất xứ), Quy trình sản xuất (QTSX), Bản định mức, Hợp đồng ủy thác xuất khẩu, Công văn giải trình, chứng từ chứng minh nhà xưởng/công đoạn gia công.
Nộp thiếu số bản chứng từ theo quy định (ít nhất 4 bản đối với CTTM để VCCI lưu 2 bản); Đơn đề nghị chưa ký/đóng dấu; chứng từ photo chưa đóng dấu "Sao y bản chính"; ký, đóng dấu sai vị trí trên GCN (không phải Ô 9); đóng dấu giáp lai thiếu; chứng từ điện tử chưa in và ký trực tiếp.
Trị giá trên Invoice khai xác nhận khác trị giá trên Tờ khai xuất/khai báo (do có tiền trả trước, phí vận chuyển, chi phí bên thứ 3…) nhưng doanh nghiệp không cung cấp chứng từ giải trình như phiếu báo Có ngân hàng, hợp đồng vận chuyển, hợp đồng 3–4 bên, thỏa thuận giá bán bên thứ 3.
Doanh nghiệp không in hoặc in sai số tham chiếu của VCCI (code/ref./no.), nơi ký, ngày ký lên chứng từ cần xác nhận; hoặc in nhầm năm 2025 thay vì 2026.
VCCI đã có ý kiến yêu cầu bổ sung nhưng doanh nghiệp chưa thực hiện hoặc thực hiện không đầy đủ; chứng từ đã cấp bị nợ quá hạn hoàn trả; nộp hồ sơ mới khi chưa xử lý xong hồ sơ cũ.
VCCI không cấp GCN trong các trường hợp: hàng luồng đỏ (mã 3) có kèm cụm từ khẳng định xuất xứ như "Made in Vietnam" mà không có C/O đối với nội dung xác nhận công đoạn gia công; tạm nhập – tái xuất nguyên trạng có ghi "Made in Vietnam"; mua bán nội địa; lô hàng chưa thông quan; lô hàng đã xuất khẩu quá 12 tháng.
Doanh nghiệp xin sửa đổi/cấp lại nhưng không nộp lại toàn bộ bản gốc (ORIGINAL) và các bản sao (COPY) đã được cấp trước đó để VCCI thu hồi; không kèm công văn nêu lý do.
Rà soát đủ 10 điểm dưới đây để hồ sơ được cấp/xác nhận ngay từ lần nộp đầu tiên.
Liên hệ Ban Pháp chế VCCI hoặc Chi nhánh VCCI nơi tiếp nhận hồ sơ để được tư vấn cụ thể cho từng bộ hồ sơ.
Quét mã QR hoặc bấm tiêu đề để tham gia nhóm — trao đổi thông tin, cập nhật quy định và được hỗ trợ nhanh chóng.
(Nguồn tin: )