Nhằm tiếp tục hỗ trợ cộng đồng doanh nghiệp Việt Nam trong hoạt động thương mại quốc tế, VCCI cung cấp hai loại dịch vụ chứng nhận và xác nhận chứng từ phục vụ hoạt động xuất khẩu: cấp Giấy chứng nhận của VCCI (VCCI Certificate) và xác nhận Chứng từ thương mại (Certification of a Commercial Document). Hai dịch vụ này không phải là cấp Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O) và không có giá trị thay thế C/O theo quy định của pháp luật Việt Nam cũng như các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên. Bản tin này cung cấp thông tin tổng quát để Thương nhân nắm rõ hồ sơ cần chuẩn bị, quy trình thực hiện và các lưu ý quan trọng khi sử dụng dịch vụ.
Thương nhân cần phân biệt rõ hai loại dịch vụ dưới đây để lựa chọn đúng loại hình phù hợp với nhu cầu thực tế của mình.
Là chứng từ do VCCI phát hành trên phôi chính thức của VCCI, nhằm chứng nhận các khai báo của Thương nhân liên quan đến hoạt động mua bán, xuất khẩu, nhập khẩu, gia công, chế biến hàng hóa. Giấy chứng nhận được cấp trong các trường hợp: hàng hóa nhập khẩu rồi tái xuất (có hoặc không qua gia công tại Việt Nam), hàng hóa được sản xuất tại Việt Nam từ nguyên liệu nhập khẩu và/hoặc nội địa, hoặc các nội dung đặc thù khác theo đề nghị của Thương nhân.
Là hành vi của VCCI xác nhận rằng một chứng từ thương mại (không do VCCI phát hành) đã được Thương nhân xuất trình tại VCCI. Các chứng từ được xác nhận bao gồm: hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, bảng giá, vận đơn, tờ khai hải quan, giấy chứng nhận chất lượng, giấy chứng nhận kiểm dịch và các chứng từ thương mại khác. VCCI không bảo lãnh hay xác thực tính chính xác về nội dung của chứng từ đó.
Thương nhân cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo đúng yêu cầu trước khi nộp. Toàn bộ chứng từ bản sao phải có ký tên, đóng dấu của Thương nhân và ghi "Sao y bản chính". Dưới đây là danh mục chứng từ bắt buộc cho từng loại dịch vụ.
VCCI chỉ cấp Giấy chứng nhận và xác nhận Chứng từ thương mại đối với lô hàng đã xuất khẩu (đã thông quan) và chưa quá 12 tháng kể từ ngày hàng hóa được xếp lên phương tiện vận chuyển (onboard date/flight date). Trường hợp chưa có vận đơn chính thức, Thương nhân được phép nộp chứng từ vận đơn phát hành trước vận đơn chính thức (không chấp nhận bản nháp draft) và phải nộp vận đơn chính thức bổ sung trong vòng 15 ngày làm việc.
Quy trình cấp Giấy chứng nhận và xác nhận Chứng từ thương mại được thực hiện thống nhất qua 05 bước. Thương nhân lần đầu sử dụng dịch vụ cần đăng ký tài khoản trên Hệ thống COVCCI tại địa chỉ covcci.com.vn và liên hệ đơn vị VCCI có thẩm quyền để kích hoạt tài khoản trước khi tiến hành khai báo.
Thương nhân truy cập Hệ thống COVCCI, thực hiện khai báo đầy đủ thông tin theo hướng dẫn, đính kèm hồ sơ điện tử đã được xác nhận bằng chữ ký số do cơ quan có thẩm quyền cấp. Sau khi hoàn tất, Thương nhân nhận được số tham chiếu cho bộ hồ sơ.
Thương nhân thanh toán giá dịch vụ theo biểu giá do VCCI công bố (qua chuyển khoản, tiền mặt hoặc thanh toán điện tử) và nộp bộ hồ sơ giấy đầy đủ tại bộ phận tiếp nhận của đơn vị VCCI có thẩm quyền.
Bộ phận tiếp nhận kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ ban đầu và phân công cho cán bộ nghiệp vụ. Cán bộ nghiệp vụ tiến hành kiểm tra, thẩm định chi tiết, đối chiếu các thông tin trên toàn bộ chứng từ trong hồ sơ để đảm bảo tính nhất quán.
Nếu hồ sơ hợp lệ, cán bộ nghiệp vụ trình lên người có thẩm quyền ký duyệt. Sau khi ký duyệt, chứng từ được đóng dấu, tách bản và trả kết quả cho Thương nhân.
Nếu hồ sơ có sai sót hoặc không hợp lệ, VCCI sẽ thông báo rõ lý do (qua Hệ thống COVCCI hoặc trực tiếp) và hướng dẫn Thương nhân sửa đổi, bổ sung. VCCI từ chối cấp nếu Thương nhân không bổ sung đúng và đủ quá 03 lần đối với cùng một lỗi.
Đối với hồ sơ hợp lệ: không quá 08 giờ làm việc kể từ thời điểm VCCI nhận đủ hồ sơ. Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, VCCI thông báo các nội dung cần sửa đổi trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận. Các trường hợp cần thẩm tra, xác minh hoặc trao đổi với cơ quan chức năng có thể kéo dài hơn.
Thương nhân cần lưu ý các trường hợp sau đây sẽ bị VCCI từ chối để tránh mất thời gian và chuẩn bị hồ sơ phù hợp ngay từ đầu.
Đối với Giấy chứng nhận của VCCI: VCCI không cấp Giấy chứng nhận có chứa các cụm từ khẳng định xuất xứ như "Made in Vietnam", "Product of Vietnam", "Xuất xứ Việt Nam" hoặc các diễn đạt tương tự. Đây là nguyên tắc áp dụng cho nội dung ghi trên bản thân Giấy chứng nhận; đối với các chứng từ bổ sung, đi kèm trong bộ hồ sơ đề nghị, việc chấp nhận hay từ chối được xem xét theo từng trường hợp và nội dung xác nhận cụ thể theo quy định tại Quy chế tạm thời.
Đối với xác nhận Chứng từ thương mại: VCCI vẫn xem xét xác nhận Chứng từ thương mại có chứa các cụm từ khẳng định xuất xứ nêu trên, với điều kiện Thương nhân xuất trình được Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) do cơ quan có thẩm quyền cấp. Trường hợp không có C/O, VCCI từ chối xác nhận.
Ngoài ra, VCCI từ chối xử lý trong các trường hợp: thông tin trong bộ hồ sơ mâu thuẫn hoặc không nhất quán giữa các chứng từ; chứng từ có dấu hiệu tẩy xóa, sửa chữa không hợp lệ hoặc thông tin quan trọng bị mờ; Thương nhân thuộc diện quản lý rủi ro (đang bị điều tra hoặc đã bị kết luận có hành vi gian lận); nội dung chứng từ thuộc thẩm quyền chuyên ngành của bộ, ngành khác; hồ sơ đề nghị đã quá 12 tháng kể từ ngày hàng lên phương tiện vận chuyển; hoặc Giấy chứng nhận không sử dụng đúng phôi do VCCI phát hành.
Trong trường hợp cần sửa đổi chứng từ đã cấp do phát hiện sai sót, Thương nhân phải nộp lại toàn bộ các bản gốc (dấu ORIGINAL) và bản sao (dấu COPY) đã được cấp trước đó để VCCI thu hồi và phát hành bộ chứng từ mới với số tham chiếu và ngày cấp mới.
Trường hợp chứng từ bị mất hoặc thất lạc, Thương nhân cần có văn bản chính thức giải trình lý do, cam kết chịu trách nhiệm và đề nghị VCCI cấp lại. Bản cấp lại sẽ mang số tham chiếu mới. Đối với Giấy chứng nhận bị mất, Thương nhân cần ghi nội dung "THIS CERTIFICATE REPLACES THE CERTIFICATE No. [số cũ] DATED [ngày cũ]" tại ô số 8 trên mẫu Giấy chứng nhận.
Thương nhân phải sử dụng đúng các mẫu câu tiếng Anh theo quy định khi khai báo trên Giấy chứng nhận (ô số 9) và trên lời xác nhận của VCCI đối với các chứng từ thương mại khác. Bảng dưới đây nêu đầy đủ nội dung khai báo bắt buộc tại ô số 9 trên Giấy chứng nhận của VCCI tương ứng với từng trường hợp cụ thể.
Đối với xác nhận Chứng từ thương mại (hóa đơn, phiếu đóng gói, tờ khai, v.v.), VCCI sử dụng thống nhất lời xác nhận tiêu chuẩn: "Based on documents and declaration of enterprises, Vietnam Chamber of Commerce and Industry (VCCI) hereby certifies that Document [tên chứng từ] no.... dated... is presented by [tên công ty] without any liability on our part."
Thương nhân được VCCI hướng dẫn rõ ràng về thủ tục, được nhận kết quả xử lý trong thời hạn quy định, được bảo mật thông tin trong hồ sơ và có quyền khiếu nại về chất lượng dịch vụ, thái độ phục vụ hoặc quyết định từ chối không thỏa đáng.
Về nghĩa vụ, Thương nhân cần khai báo đầy đủ, trung thực và chính xác mọi thông tin; cập nhật thông tin thay đổi trong vòng 10 ngày kể từ khi có thay đổi và rà soát, cập nhật định kỳ hồ sơ Thương nhân vào tháng 1 hàng năm; cung cấp hồ sơ rõ ràng, không tẩy xóa; thanh toán đầy đủ giá dịch vụ theo biểu giá công bố; và hợp tác, cung cấp chứng từ gốc để đối chiếu, giải trình khi cán bộ VCCI yêu cầu.
Thương nhân có hành vi khai báo gian dối, sử dụng chứng từ giả mạo hoặc nợ chứng từ quá hạn sẽ bị xử lý tùy mức độ: thu hồi chứng từ đã cấp, từ chối cấp và cảnh báo bằng văn bản, tạm dừng dịch vụ từ 03 tháng đến 01 năm, hoặc ngừng vĩnh viễn việc cung cấp dịch vụ. Trường hợp vi phạm có dấu hiệu tội phạm, VCCI sẽ chuyển hồ sơ cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền xử lý.
Về nguyên tắc cấp, xác nhận: VCCI thực hiện việc cấp và xác nhận hoàn toàn dựa trên cơ sở hồ sơ, tài liệu và cam kết của Thương nhân. Thương nhân tự chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính trung thực, chính xác và hợp pháp của toàn bộ nội dung đã cung cấp. VCCI không thực hiện việc kiểm tra thực tế hàng hóa hoặc quy trình sản xuất.
Về tính nhất quán trong hồ sơ: mọi thông tin về tên người xuất khẩu, mô tả hàng hóa, mã số HS, số lượng, trị giá, số container/seal phải thống nhất và logic trên tất cả các chứng từ. VCCI chấp nhận các sai số kỹ thuật nhỏ không làm thay đổi bản chất hàng hóa (ví dụ: sai số trọng lượng do làm tròn số, lỗi chính tả không ảnh hưởng đến tên gọi hàng hóa).
Về khiếu nại: Thương nhân có quyền gửi khiếu nại bằng văn bản hoặc qua các kênh chính thức của VCCI. Đơn vị cấp có trách nhiệm trả lời trong vòng 07 ngày làm việc. Nếu không đồng ý với kết quả, Thương nhân có quyền khiếu nại lên cấp cao hơn hoặc khởi kiện ra tòa án theo quy định pháp luật.
Mức giá dịch vụ cấp Giấy chứng nhận và xác nhận Chứng từ thương mại được thực hiện thống nhất theo Biểu giá dịch vụ do VCCI ban hành, cụ thể như sau:
Theo Quyết định số 1160/LĐTM-BTT ngày 09/6/2026 của Ban Thường trực VCCI, Biểu giá dịch vụ mới có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/7/2026 và thay thế biểu giá cũ. Mức giá cho một bộ chứng từ tiêu chuẩn tăng từ 100.000 đ/bộ lên 200.000 đ/bộ.
Mức giá tại Biểu giá nêu trên chưa bao gồm thuế giá trị gia tăng (nếu có) theo quy định của pháp luật thuế hiện hành. Việc thanh toán được thực hiện qua chuyển khoản, tiền mặt hoặc các hình thức thanh toán điện tử hợp pháp khác. Đơn vị thu tiền có trách nhiệm lập và giao hóa đơn, chứng từ cho Thương nhân theo đúng quy định của pháp luật.
Thông tin chi tiết xin liên hệ: Liên hệ.
(Nguồn tin: )